ปีที่แล้ว ถือเป็นปีที่ตัวเราเอาเทคนิคบริหารเวลา (Time Management) มาใช้อย่างจริงจัง โดยแบ่งงานให้สัมพันธ์กับร่างกายและสมองในแต่ละช่วง เช่น ช่วงเช้าเป็นช่วงที่สมองแล่นมากที่สุด เราก็เอางานเขียนหรืองานที่ต้องเค้นสมองหนักๆ มาทำช่วงนี้ ส่วนช่วงบ่ายเป็นช่วงที่ร่างกายและสมองล้า เราก็เอางานเบาๆ เช่น เช็กอีเมล หรือดูอะไรที่บันเทิงแทน พอตกค่ำ เป็นช่วงที่สมองกลับมาแล่นอีกครั้ง แต่ร่างกายอ่อนล้า เราก็ใช้เวลานี้อ่านหนังสือหรือเตรียมแผนสำหรับวันรุ่งขึ้น
เทคนิคบริหารเวลาแบบนี้ช่วยให้เราเปลี่ยนแปลงแบบหลังเท้าเป็นหน้ามือ คือกลายเป็นคนที่ทำงานได้หลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นงานเขียนที่มีหลายชิ้นต่อสัปดาห์ งานสอนที่เข้ามาอย่างต่อเนื่องช่วงครึ่งปีหลัง งานประจำที่ทำอยู่ และยังไม่นับธุระปะปังที่คอยแทรกตารางงานอยู่เรื่อยๆ แต่เราก็สามารถเคลียร์ทุกอย่างจนได้อย่างเรียบร้อย ทั้งที่ก่อนหน้านี้ เข้าใจมาตลอดว่าตัวเองเป็นคนทำงานช้าและหมดแรงเร็ว ไม่น่าจะทำอะไรได้เยอะ แต่ที่ทำได้ ต้องยกเครดิตให้เทคนิคบริหารเวลา
แต่ถึงอย่างนั้น เราก็ยังพบจุดอ่อนอยู่ดี คือการจัดการงานแต่ละชิ้น หรือ Task Management กล่าวคือ ปีก่อนเราประสบความสำเร็จกับการจัดการเวลา พอเราจัดสรรเวลาได้ตรงจุด เราก็เหลือเวลาไปทำงานอย่างอื่นมากขึ้น แต่ที่ยังเป็นปัญหาคือ ในระดับงานแต่ละชิ้น เราใช้เวลานานเกินไป เช่น แม้เราจะเอาเวลาช่วงเช้ามาเขียนบทความได้สอดคล้องกับร่างกายและสมอง แต่กว่าจะบังคับตัวเองให้เขียนบทความเสร็จก็ปาไปเกือบ 3 ชั่วโมง ทั้งที่ไม่น่าจะเกิน 1 ชั่วโมง เหตุผลก็เพราะเราลำไยเกินไป เช่น ทำๆ อยู่ก็หันไปเล่นมือถือ หันไปสั่งขนม จนทำให้งานล่าช้าและใช้เวลานานเกินเหตุ
เราพยายามหาวิธีแก้ปัญหามาตลอด จนช่วงปลายปี โชคดีว่าเข้าร้านหนังสือแล้วเจอหนังสือ The Pomodoro Technique โดย Francesco Cirillo จริงๆ เราเคยได้ยินเทคนิคเครื่องจับเวลามะเขือเทศผ่านหูมาบ้างแล้ว แต่ตอนนั้นไม่สนใจ จนรอบนี้ได้อ่านจริงจัง ก็เลยถึงบางอ้อว่า นี่แหละคือเทคนิคที่จะนำมาเสริมในปีนี้ โดยเฉพาะการแก้เรื่อง Task Management ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
สำหรับไอเดียของ The Pomodoro Technique ไม่ซับซ้อนเลย มีหลักการใหญ่ๆ 3 ข้อ คือ
1. ทำ 25 นาที พัก 5 นาที
ซิริลโลเสนอว่า เวลาเราทำ task อะไรก็ตาม เราควรซอยเวลาในการทำ task ออกเป็นช่วงๆ สลับกับพัก โดยเขาคิดสูตรขึ้นมา คือ 1 Pomodoro เท่ากับ ทำ 25 นาที และพัก 5 นาที เช่น ‘เขียนบทความ 2 หน้าให้เสร็จ’ แทนที่เราจะตะบี้ตะบันเขียนไปเรื่อยๆ โดยไม่ดูเวลา เราก็จับเวลาตัวเองในการทำงานเป็นทีละ Pomodoro (ทำ 25 นาที พัก 5 นาที) เช่น เราใช้ 4 Pomodoro ในการเขียนบทความจนเสร็จ
คำถามคือ การจับเวลาแบบ Pomodoro มันดีกว่ายังไง? คำตอบคือ มันสอดคล้องกับเวลาที่เรามีสมาธิจดจ่อกับอะไรสักอย่าง เพราะอย่าลืมว่าคนเราไม่ค่อยมีสมาธิอยู่กับอะไรได้นานนัก ขนาดใน TED Talks ยังแนะนำเลยว่า ความยาวในการพูดที่มีประสิทธิภาพ คือไม่เกิน 18 นาที เพราะถ้านานกว่านั้น คนฟังจะเริ่มหมดสมาธิ
ฉันใดฉันนั้น เวลาเราทำ task อะไรสักอย่าง การลากยาวทำไปเรื่อยๆ โดยไม่พักเลย มีสิทธิ์ที่เราจะเผลอไปทำอะไรอย่างอื่นหรือถูกขัดจังหวะได้ง่าย กว่าจะกลับมาทำ task นั้นให้เสร็จ ก็อาจจะหมดอารมณ์ หมดไอเดียไปเสียแล้ว ฉะนั้น วิธีที่ดีคือ ตั้งกติกาและกำหนดเวลาทำเป็นช่วงๆ สลับกับพัก
2. จดจ่อและจดจ่อ อะไรไม่เกี่ยวเอาให้พ้นทางไปก่อน
เมื่อเราแบ่งงานเป็นทีละ Pomodoro หรือ 30 นาทีแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อคือ ตั้งใจและจดจ่อกับงานใน Pomodoro และถ้ามีอะไรขัดจังหวะขึ้นมา ก็พักสิ่งที่ขัดจังหวะนั้นไว้ เช่น ถ้ามีคนโทร.มา ก็บอกว่าจะโทร.กลับ ว่าง่ายๆ คือพยายามให้ตัวเองมีโฟกัสใน 25 นาทีนั้นให้ดีที่สุด เพราะยิ่งมีโฟกัสเท่าไหร่ เราก็ยิ่งทำงานได้น้ำได้เนื้อมากขึ้นเท่านั้น
จริงๆ ถ้ามองในมุมจิตวิทยา การสร้าง Pomodoro ก็คือการสร้างชัยชนะเล็กๆ (Small Win) นั่นเอง เพราะยิ่งเราทำ Pomodoro แต่ละครั้งได้ดี เราก็ยิ่งมีกำลังใจทำต่อ สุดท้ายผลรวมของ Pomodoro ที่ทำก็คือ task ที่เสร็จสิ้นไป
นอกจากนี้ เราควรแบ่งตารางงานออกเป็น 2 ส่วน คือ 1. สิ่งที่ต้องทำวันนี้ (To-do List) กับ 2. สิ่งที่ต้องทำ แต่ไม่ใช่วันนี้ (Activity Inventory) โดยอะไรที่ต้องทำวันนี้ก็มาใส่ใน To-do List วันนี้ ซึ่งใน To-do List ก็สามารถแบ่งได้อีกเป็น 1. Planned Task กับ 2. Unplanned Task นั่นก็เพื่อให้เราเห็นภาพชัดขึ้นไปอีกว่าอะไรที่ต้องทำ และอะไรที่แทรกเข้ามาก็พักไว้ในช่อง Unplanned Task
การแบ่ง task แบบนี้จะช่วยให้เราเห็นภาพชัดว่า เราจะต้องทำอะไรบ้าง โดยไม่ต้องมานั่งพะวง task อื่นๆ ระหว่างที่ทำ task หนึ่งอยู่
3. อย่าลืมประเมิน และปรับ Pomodoro ให้ดีขึ้นเรื่อยๆ
ข้อดีของการจับเวลาและจดบันทึกการทำงานคือ เราจะได้เห็นสถิติการทำงานของเรา นี่อาจเรียกว่าประโยชน์ของสมุดจดการบ้านในอดีต คือมันไม่ได้ช่วยแค่กันลืม แต่การที่เรามีสถิติอยู่กับมือ ทำให้เราเห็นพฤติกรรมการทำงานของตัวเอง เช่น เราย้อนกลับไปดูตารางงานอาทิตย์ก่อน แล้วสังเกตว่า Pomodoro ในการ ‘ทำสไลด์สอน’ นั้นมากเกินไป เช่น ทำ 7 รอบกว่าจะเสร็จ
มีความเป็นไปได้ว่า ‘Task: ทำสไลด์สอน’ มันซับซ้อนและใหญ่เกินไป ฉะนั้น เพื่อให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เราก็ควรหั่น ‘Task: ทำสไลด์สอน’ ให้ย่อยลงมาอีก เช่น ‘เตรียมข้อมูลสไลด์สอน’ กับ ‘ตกแต่งสไลด์สอน’ ทีนี้ เราก็จะสร้างชัยชนะเล็กๆ ได้เร็วขึ้น และตรงจุดมากขึ้น
นอกจากนี้ ถ้าเรามองดูแล้วว่า task ที่เราจดๆ มันสามารถตัดทิ้งได้ก็ควรตัดทิ้ง, task อันนี้รวบมาทำกับอีกอันได้ ก็รวบมาเป็น task เดียวกัน หรือ task นี้ใช้ Pomodoro มากไป ก็ปรับ task นั้นให้ง่ายลงอีก คือว่าง่ายๆ เราควรกลับมาประเมินว่า มีอะไรบ้างที่เราควรเพิ่ม ลด หรือปรับ Task Management เพื่อให้มันมีประสิทธิภาพขึ้นอีก
ทั้งหมดนี้ก็เป็น 3 หลักการใหญ่ๆ ของ The Pomodoro Technique ซึ่งตัวเราตั้งใจว่าจะนำมาปรับใช้ในปีนี้ เพิ่มเติมจาก Time Management แบบที่ทำอยู่ ซึ่งก็ต้องมาลุ้นกันต่อว่าจะเวิร์กขึ้นไหม แต่อย่างน้อยคิดว่าคงดีกว่าไม่ปรับปรุงเลย ไม่งั้นคงลำไยเหมือนเดิม
ส่วนคุณผู้อ่านที่สนใจเทคนิคนี้ จะลองนำไปปรับใช้กับตัวเองก็ได้ และจริงๆ เทคนิคนี้ไม่ได้แปลว่าจะต้องทำเป๊ะๆ คุณจะเอาไปปรับเป็นสไตล์ของคุณก็ได้แล้วแต่สะดวก เช่น ถ้าคุณคิดว่า Pomodoro 25/5 นาทีนั้นสั้นไป จะปรับเป็น 50/10 นาที ก็ได้
เพราะทั้งหมดมันขึ้นอยู่กับคุณ ไม่มีใครรู้จักตัวคุณและความลำไยได้ดีเท่าตัวคุณหรอก จริงไหม