‘คอนคอล’ ไม่ใช่เรื่องเล่นๆ: เคล็ดลับการประชุมทางไกลให้ได้งาน

Agenda
18 Mar 2020
เรื่องโดย:

โตมร ศุขปรีชา

หลายคนเริ่ม Work from home หรือกลายร่างไปเป็น Remote employee ซึ่งก็คือ ‘ลูกจ้างทางไกล’ กันแล้ว เพราะฤทธิ์ของ COVID-19 เพราะแม้รัฐบาลจะยังดึงดันบอกว่าเราอยู่ในระยะ 2 แต่คนก็รู้กันให้ทั่วเมืองว่ามันน่าจะ 2.999 แล้ว หลายบริษัทหลายองค์กรจึงเลือกให้พนักงานทำงานจากบ้านดีกว่า

        ดังนั้น เรื่องหนึ่งที่อาจกลายเป็น ‘วัฒนธรรมใหม่’ ขึ้นมาได้ ก็คือสิ่งที่เรียกว่า Conference call หรือ Video conference ซึ่งก็คือการประชุมทางไกลนั่นเอง

        ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบหรือแอพพลิเคชันอะไร (ซึ่งตอนนี้ก็มีให้เลือกหลากหลาย ทั้งฟรีและไม่ฟรี ทั้งที่คุณภาพดีและไม่ดี) แต่สิ่งที่สำคัญกว่าก็คือ ‘ระบบ’ ที่ติดตั้งอยู่ในตัวเอง นั่นก็คือระบบมารยาทหรือวิธีปฏิบัติในการ ‘คอนคอล’ นั่นเอง

        ไปดูกันว่า เราควรทำอะไรและไม่ควรทำอะไรบ้างเมื่อต้องคอนคอล

 

1. ตรงเวลา

        คอนคอลก็เหมือนการประชุม มันต้องเกิดขึ้น ‘ตรงเวลา’ แต่พอเราทำงานอยู่บ้าน หลายคนอาจรู้สึกสบายๆ ใส่ขาสั้น เลี้ยงลูก เกาคอแมว พร้อมกับทำงานไปด้วย พอถึงเวลาต้องประชุมจริงๆ ก็ปรับโหมดไม่ถูก ดังนั้น สิ่งแรกที่ต้องทำก็คือ ถ้ามีประชุม ก็ต้องตั้งเวลา ทำตารางเวลาเอาไว้ให้ดี แล้วก็เข้าประชุมตรงเวลา

 

2. เวลาจะพูด ควรแนะนำตัวด้วย

        คนที่อยู่ในคอนคอล อาจไม่ได้เห็นหน้าค่าตาเรากันไปหมดทุกคน เพราะไม่ใช่ทุกคนจะจับจ้องมองจอกันอยู่ตลอด ดังนั้น เวลาจะพูด ก็ควรจะแนะนำตัวด้วยว่าใครกำลังจะพูด ถ้าเป็นกลุ่มทำงานที่สนิทกันอยู่แล้วก็แค่บอกว่า “นี่ไก่นะคะ” อะไรทำนองนี้ก็พอ แต่การบอกว่าใครกำลังพูดอยู่นั้นสำคัญมาก แม้ว่าจะมีใบหน้าขึ้นอยู่บนจอก็ตาม

 

3. อย่าพูดอยู่คนเดียว

        เวลาประชุม หัวหน้างานจำนวนมากชอบติดนิสัยสั่งโน่นนี่ แล้วก็พูดอยู่คนเดียว นี่คือนิสัยไม่ดีสำหรับการคอนคอลอย่างมาก เพราะจะทำให้เสียเวลา โดยเฉพาะถ้าใครใช้ระบบฟรีที่มีการตัดทุกๆ กี่นาทีก็ว่าไป ก็ยิ่งต้องรักษาเวลา ประชุมคอนคอลไม่ใช่การนั่งเอ้อระเหยฟังใครพูดไปเรื่อยๆ แต่คือการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพที่สุด อะไรคือปัญหา จะแก้ปัญหาอย่างไร และได้ผลสรุปอย่างไร ต้องเป็นไปอย่างชัดเจนและประหยัดเวลา

 

4. พูดให้ชัดเจน

         ทักษะการพูดในคอนคอลสำคัญมาก เพราะมันลดทอนอวัจนภาษา หรือภาษาท่าทางของเราลงไปมากกว่าครึ่ง ดังนั้น ก็ต้องหันมาทดแทนด้วยทักษะการพูด การมองผ่านจอนั้น คนอื่นจะไม่เห็นหรอกว่าเรามี Social cue หรือการส่งสัญญาณทางสังคมด้วยกล้ามเนื้อมัดเล็กอย่างไรบ้าง (ไม่เหมือนเวลาเห็นหรืออยู่กันต่อหน้า) ดังนั้น การพูดให้ชัดเจน รู้ว่าตัวเองกำลังพูดอะไร พูดให้ตรงประเด็น จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

 

5. ปรับแต่งไมโครโฟนและแสงให้ดี

         ไมโครโฟนควรอยู่ในระดับที่พอเหมาะ ทำให้เสียงไม่เบาหรือดังเกินไป และต้องปรับแสงในห้องของคุณให้ดีด้วย คนจะได้มองเห็นหน้าได้ชัดๆ ที่สำคัญก็คืออย่าตะโกน คนจำนวนมากเวลาโทรศัพท์จะเสียงดังกว่าปกติจนเหมือนการตะโกน แต่คอนคอลเรามีไมโครโฟนช่วยได้ การตะโกนจะทำให้อีกฝั่งต้องลดเสียงลง และมีโอกาสพลาดสิ่งที่คุณพูดได้

 

6. ถ้าไม่จำเป็น อย่าใช้ภาษาท่าทาง

        อย่างที่บอกไปแล้ว ว่าคอนคอลทำให้การสื่อสารด้วยอวัจนภาษามันลดลงกว่าครึ่ง ดังนั้นจึงควรฝึกลดการใช้มือไม้ลงเสียตั้งแต่ต้น แต่ถ้าหากว่าจะต้องแสดงภาพต่างๆ จริงๆ ก็ให้จัดเตรียมแผนภูมิ ไดอะแกรม หรือแม้กระทั่งการเปิดไฟล์ภาพเคลื่อนไหวต่างๆ แทนการทำไม้ทำมือ ซึ่งสุ่มเสี่ยงจะเกิดความเข้าใจผิด ทำให้เกิดภาวะ Miscommunication ได้

 

7. อย่าขัดจังหวะเวลาคนอื่นพูด

        เรื่องนี้สำคัญมาก เพราะถ้าเป็นการประชุมปกติ เราอาจพอขัดกันไปขัดกันมาได้บ้าง ซึ่งก็จะเห็นอารมณ์ความรู้สึกกันได้ แต่ถ้าเป็นคอนคอล มันต้องเหมือนการพูดในรัฐสภา คือแต่ละคนผลัดกันพูด โดยมีผู้ควบคุมเวลาไม่ให้พูดนานเกินไป (เช่น คนละไม่เกิน 5 นาที) และเวลาที่เราไม่ได้พูด ก็ต้องปิดไมโครโฟนของตัวเองด้วย เผื่อแมวร้อง ลูกกวน เสียงจะได้ไม่เล็ดลอดออกไปได้

 

8. พยายามมองกล้องเอาไว้ตลอดเวลา

        เวลาที่เราพูด หลายคนไม่มองกล้อง นั่นทำให้การสื่อสารไม่สัมฤทธิ์ผล เพราะคนฟังจะไม่ได้รับสิ่งที่เรียกว่า Eye contact การมองกล้องเท่ากับมองตา มันจะมีอำนาจดึงดูดมากกว่า ทำให้การสื่อสารเป็นไปได้ดีกว่า แต่หลายคนขัดเขินกับการมองกล้อง ซึ่งเรื่องนี้ต้องฝึกให้เป็นนิสัย

 

9. อย่าออกนอกเรื่องนอกประเด็น

        การพูดคุยในวงสนทนานั้น อาจมีการออกนอกประเด็นได้บ้าง แต่การประชุมคอนคอลไม่ควรเป็นอย่างนั้น ต้องกระชับ ตรงประเด็น ไม่ใช่ถามกันว่าเที่ยงนี้ใครจะไปกินข้าวที่ไหน เพราะถึงอย่างไรก็ไม่ได้กินด้วยกันอยู่แล้ว ไม่เหมือนการประชุมที่ออฟฟิศ

 

10. แต่งตัวให้เหมาะสม

        คอนคอลก็คือการประชุมธุรกิจ เป็นการทำงาน การแต่งตัวจึงควรจะเหมาะสมด้วย ถ้าใครชอบใส่ชุดสีสันฉวัดเฉวียน ควรเลี่ยง ให้หาเสื้อผ้าสีพื้นๆ มาใช้จะดีกว่า เนื่องจากสีสันที่สะดุดตาเกินไปอาจทำให้อีกฝั่งเสียสมาธิในการฟังได้ แต่สีพื้นที่ควรหลีกเลี่ยงก็คือสีแดง ดำ และขาว สีที่ควรเลือกใช้คือสีพาสเทลหรือสีอ่อนๆ

 

11. อย่าใส่เครื่องประดับกรุ๊งกริ๊ง

        เวลาอยู่ในสถานที่จริง เครื่องประดับประเภทปะวะหล่ำกำไลที่ส่งเสียงกรุ๊งกริ๊งอาจไม่เป็นปัญหารบกวนนัก แต่ในคอนคอล เสียงเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้รบกวนสมาธิของอีกฝ่ายที่กำลังคิดเรื่องโน้นเรื่องนี้อยู่มากทีเดียว ดังนั้น ให้หลีกเลี่ยงการใส่ตุ้มหู กำไล หรือแม้กระทั่งแว่นกันแดดที่อาจสะท้อนแสงวิบวับใส่อีกฝ่าย

 

12. อย่าทำเสียงรบกวนสมาธิต่างๆ

        หลายคนคอนคอลไปด้วย พิมพ์คีย์บอร์ดไปด้วย ต้องบอกว่าเสียงคีย์บอร์ดนั้นรบกวนสมาธิเป็นอย่างมาก เสียงอื่นๆ ก็เช่นกัน เช่น เสียงโทรศัพท์ เสียงหมาแมวงี้ดง้าด คุณต้องพยายามลดเสียงแบ็กกราวนด์พวกนี้ให้ได้มากที่สุด

 

        จะเห็นว่า การคอนคอลนั้นไม่เหมือนกับการประชุมปกติธรรมดาเสียทีเดียว ที่ยกมานี้เป็นเพียงส่วนหนึ่ง แต่ยังมีอีกหลายเรื่องให้ต้องปรับตัวกัน

        ขอให้มีความสุขกับการ Work from home ทุกคน

แบ่งปันเรื่องราวนี้:
เรื่องโดย

โตมร ศุขปรีชา

บรรณาธิการบริหาร a day BULLETIN