รีวิวประสบการณ์ Work from Home: ทำอย่างไรให้ (ยัง) มีประสิทธิภาพ

Alpha Pro
30 Jun 2020
เรื่องโดย:

นันท์ชญาน์ ชมภูทีป

ยังจำได้ไหมว่า ในช่วงเดือนมีนาคมที่ผ่านมา อยู่มาวันหนึ่ง บริษัทก็ประกาศให้ทุกคนทำงานจากบ้าน (Work from Home)

       ถ้าเป็นสถานการณ์ปกติ ก็คงจะเซอร์ไพรส์อยู่หรอก แต่เพราะตอนนั้นอยู่ในช่วงบรรยากาศการคุกคามของ COVID-19 ซึ่งนับวันจะยิ่งร้ายแรง การประกาศนโยบาย Work from Home จึงไม่ใช่อะไรที่น่าแปลกใจขนาดนั้น (อันที่จริง ทุกคนคาดหวังว่ามันจะต้องเกิดขึ้นแล้วล่ะ ณ จุดนั้น)

       ซึ่งเมื่อประกาศมาจริงๆ ทุกคนก็ตื่นเต้นดีใจ เราคนหนึ่งละที่อยากรู้ว่ามันจะเป็นอย่างไร เพราะไม่เคยทำงานที่บ้านมาก่อนในชีวิตนี้

       เราจะยังทำงานได้ดีเหมือนเดิมไหม

       จะคุยกับเพื่อนร่วมงานได้สะดวกหรือเปล่า

       เวลาประชุมกันจะวุ่นวายไหม

       จะเผลอว่อกแว่กไปทำอย่างอื่นหรือเปล่า

       จะเหงาแล้วพาลไหม

       ฯลฯ

       พอได้มาทำจริงๆ ก็พบว่ามันกลายเป็นอีกหนึ่งประสบการณ์ที่ถ้าไม่เกิด COVID-19 ก็คงมีโอกาสประสบพบเจอได้ยาก (หากไม่กลายเป็นฟรีแลนซ์ไปเสียก่อน) โดยระยะเวลาการทำงานที่บ้านของเรานั้นกินเวลาไปประมาณ 2 เดือนเต็มๆ เมื่อผ่านพ้นช่วงเวลาดังกล่าวมาแล้ว เลยอยากจะขอบันทึกเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่พบจากการทำงานจริง รวมถึงการไปอ่านเจอบทความจากที่อื่นๆ รวมๆ กันมา ว่าต้องทำอย่างไร การทำงานที่บ้านถึงจะยังมีประสิทธิภาพ ไม่เผลอยอมแพ้ให้กับเตียงนอนได้

1. จริงๆ แล้ว ถ้าวางแผนดีๆ การทำงานที่บ้านนั้นมีประสิทธิภาพกว่าการมาทำงานที่ออฟฟิศอีกนะ

       แค่คิดว่าเราไม่ต้องเสียเวลาไปกับการเดินทาง จิตใจก็เหมือนหลุดพ้นจากโซ่ตรวนแล้ว การทำงานที่บ้านช่วยให้เรามีเวลาเพิ่มมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ซึ่งเวลาที่เพิ่มตรงนี้ เราจะเอาไปใช้ทำงานเพิ่มก็ได้ หรือจะไปพักผ่อนเพิ่มก็ได้ ดูๆ ไปแล้วก็เหมือนจะทำให้เวลาชีวิตโดยรวมของเราเพิ่มมากขึ้น

       แน่นอนว่าหลายคนก็คงเอาไปใช้ทำงานเพิ่มขึ้น ซึ่งตรงนี้ก็มีผลการสำรวจของ AirTasker1 ออกมาระบุเหมือนกันว่าคนทำงานที่บ้านนั้นจะทำงานมากกว่าชาวออฟฟิศ 1.4 วันต่อเดือน ถ้าคิดเป็นรายปี คนอยู่บ้านทำงานได้มากกว่าคนออฟฟิศถึง 3 สัปดาห์ และโดยเฉลี่ยแล้ว คนอยู่บ้านใช้เวลา ‘เอื่อยเฉื่อย’ น้อยกว่าคนอยู่ออฟฟิศประมาณ 10 นาที

       ในทางกลับกัน คนอยู่บ้านก็จัดเวลาพักให้ตัวเองมากกว่าคนอยู่ออฟฟิศประมาณ 5 นาที ซึ่งการพักนี้คือการพักแบบตั้งใจพักน่ะ (คนละแบบกับการแสร้งว่าทำงานแต่ใจลอยไปที่อื่น) ซึ่งการพักอย่างสม่ำเสมอแบบมีระบบนั้นจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้การทำงานยิ่งขึ้น

       โดยส่วนตัว รู้สึกเหมือนกันว่าการทำงานที่บ้านนั้นให้ประสิทธิภาพที่ดี เนื่องด้วยเนื้องานของเราเป็นการโฟกัสจดจ่อกับการทำคอนเทนต์ด้วยแล้ว การอยู่บ้านเงียบๆ แล้วจดจ่อกับงานนี่จะช่วยให้งานเดินเร็วมาก แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าทำงานที่ออฟฟิศมันไม่ดีนะ เราว่าดีคนละแบบ อยู่ออฟฟิศอาจจะไม่ได้จดจ่อมากเท่าที่บ้าน เพราะอาจจะต้องไปพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานบ้าง มีงานแทรกบ้าง แต่อยู่ออฟฟิศก็ช่วยให้ได้ไอเดียใหม่ๆ จากเพื่อนร่วมงานมากขึ้น

2. แต่บางทีก็จดจ่อกับงานมากเกินไป จนไปกระทบกับสมดุลชีวิต

       โดยเฉพาะช่วงแรกๆ ของการทำงานที่บ้าน รู้สึกได้เลยว่าทุกคนตื่นตัวมาก แทบจะอยู่กันหามรุ่งหามค่ำ ส่วนหนึ่งอาจจะเพราะสถานการณ์การทำงานตอนนั้นต้องการความตื่นตัวเป็นพิเศษ แต่อีกส่วนหนึ่งก็เดาว่าทุกคนน่าจะยังไม่คุ้นชิน เลยตื่นตัวไว้ก่อนเพื่อไม่ให้มีอะไรผิดพลาด

       การทำงานมากเกินไป ถ้าไม่บ่อยก็คงไม่เป็นไร แต่ถ้าทำบ่อยๆ จนติดเป็นนิสัย ก็อาจจะกระทบกับสมดุลชีวิตเหมือนกัน ถึงแม้จะอยู่บ้านก็เถอะ แทนที่จะได้พัก แต่บางคนอาจจะรู้สึกเหมือนอยากทำงานตลอดเวลา คอมพิวเตอร์ก็อยู่ที่บ้าน แค่เปิดคอมฯ ก็ทำงานได้แล้ว ความง่ายตรงนี้แหละที่จะส่งผลให้เราเผลอทำงานมากเกินไปจนลืมใช้เวลากับเรื่องอื่นๆ เช่น ใช้เวลากับครอบครัว ออกกำลังกาย พักผ่อน ฯลฯ ซึ่งพอไม่ได้ผ่อนคลายมากพอ ก็ส่งผลกับสุขภาพกายและใจ สุดท้ายก็ส่งผลกับการทำงาน ทำให้ทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร ดังนั้นเราจึงต้อง…

3. พักบ้างก็ดี โฟกัสนานๆ เดี๋ยวจะล้า

       พูดไปก็จะหาว่าอ้าง แต่เขามีการศึกษาออกมานานแล้วว่าการพักอย่างเป็นระบบสม่ำเสมอนั้นจะช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น[ii] ว่าง่ายๆ คือทำงานน้อยลงแต่ได้ผลมากขึ้น เปรียบไปก็เหมือนการหยุดพักดื่มน้ำระหว่างการวิ่งนั่นแหละ การทำงานนานเกินไปก็ทำให้ร่างกายล้า ต้องหาเวลาผ่อนคลายให้กลับมากระปรี้กระเปร่าบ้าง อะ ว่าแล้วก็ไปพักกัน ก่อนกลับมาอ่านต่อ

       …

       …

       ถ้าใครรู้สึกว่าการพักเมื่อกี้นานไป นั่นอาจจะเพราะเราไม่ได้ตั้งเวลาชัดเจนว่าเราจะพักกี่นาที อันนี้มีวิธีนึงที่จะมาแนะนำคือเทคนิค Pomodoro3 เราได้ยินแนวคิดนี้ครั้งแรกจากน้องในทีม เลยลองไปหาข้อมูลเพิ่มดู หน้าตามันจะประมาณนี้

  1.  เลือกงานที่อยากทำให้เสร็จ
  2.  ตั้งเวลาไว้ 25 นาที
  3.  ทำงานไปจนกว่าสัญญาณครบ 25 นาทีจะดัง จากนั้นก็ไปติ๊กใน To-Do List ว่าทำเสร็จแล้ว
  4.  พัก 5 นาที (ถึงตรงนี้คือจบ 1 รอบ Pomodoro แล้ว)
  5.  ทำแบบนี้วนไป เมื่อครบ 4 รอบ Pomodoro ก็หยุดพักให้นานขึ้น

       เบื้องหลังวิธีนี้ มันก็คือการตั้งเดดไลน์ให้ตัวเอง ถ้าเราทำงานไปเรื่อยๆ แบบไม่มีเดดไลน์ เราก็จะอยากเอื่อยเฉื่อย ในเมื่อไม่มีอะไรมากดดันนี่ แต่พอตั้งเดดไลน์ปุ๊บ เราจะทำทุกวิถีทางเพื่อให้เสร็จงานทัน จึงเป็นผลให้เราโฟกัสกับงานได้มากขึ้น พอทำงานเสร็จก็ได้พัก ฟื้นฟูร่างกาย ให้รางวัลกับตัวเอง เราก็จะมีแรงไปสู้กับเดดไลน์ต่อไป

4. ตั้ง To-Do List, ตั้งตารางงานในปฏิทิน จะช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้น

       เราเป็นคนค่อนข้างโฟกัสกับงานก็จริง แต่เราก็มักจะหลุดบ่อยๆ ว่าเอ๊ะ วันนี้ต้องทำอะไรนะ บางทีก็ใช้วิธีจำเอา ไม่ได้จดลงไปให้เป็นลายลักษณ์อักษร ผลก็คือบางทีก็ลืม เบื้องต้นเราเลยสร้าง To-Do List ขึ้นมาว่าวันนี้อยากทำอะไรให้สำเร็จบ้าง ทำเสร็จก็ติ๊กออก แบบนี้ก็จะทำให้เราโฟกัสได้ง่ายขึ้นว่าควรจดจ่อกับอะไร

       แต่… แต่ บางทีการทำ To-Do List ก็กว้างเกินไป ถ้าใครรู้สึกว่าสร้างลิสต์แล้วแต่ไม่สามารถบังคับให้ตัวเองทำตามนั้นได้ เราขอแนะนำอีกวิธีคือ ใส่งานแต่ละอย่างลงไปในปฏิทินเลย วางสล็อตเวลาให้งานนั้นๆ ว่าจะทำกี่นาที (ส่วนใหญ่เราตั้งว่าหนึ่งชั่วโมง) การตั้งในปฏิทินนั้นดีอย่างตรงที่มันจะแจ้งเตือนเวลาที่สล็อตงานนั้นๆ กำลังจะมาถึง และบวกกับช่วงเวลาที่เราจัดสรรให้มัน เราก็จะมีประสิทธิภาพเป็นพิเศษเวลาเร่งทำงานให้เสร็จทันสล็อตเวลานั้นๆ

       จริงๆ วิธีนี้เราก็ดัดแปลงมาจากการ Timeboxing อีกที แค่อาจจะไม่ได้ละเอียดเท่า Timeboxing เราแค่โฟกัสเป็นชิ้นๆ งานไป อันนี้จริงๆ ไม่ต้องรอทำงานที่บ้านก็ได้ ทำงานที่ออฟฟิศก็ทำได้เช่นกัน

5. จัดมีตติ้งกับทีมบ่อยๆ ทุกวันได้ยิ่งดี

       อยู่บ้านคนเดียวอาจจะเหงา ต้องหาเพื่อนคุยบ้าง… ไม่ใช่สิ อยู่บ้านคนเดียวอาจจะหลงๆ ลืมๆ ว่าคนอื่นๆ ในทีมทำงานอะไรกันอยู่บ้าง ตอนอยู่ในออฟฟิศก็ง่ายดีอยู่หรอก แค่เดินไปคุยก็รู้เรื่องแล้ว แต่พอต่างคนต่างอยู่ การสื่อสารก็ยากขึ้น ดังนั้น เพื่อให้เกิดการเชื่อมโยงกัน ช่วงทำงานที่บ้านนั้นทีมเราจึงจัดมีตติ้งทุกวัน (ช่วงแรกๆ ถึงขั้นเช้าเย็นกันเลยทีเดียว) ซึ่งก็เป็นเรื่องดีเพราะช่วยให้เรารู้ว่าทุกคนกำลังทำอะไร มีงานไหนที่ทำร่วมกันได้บ้าง ทำให้เข้าใจตรงกันว่า อ้อ เรากำลังไปทางเดียวกันนะ ตอนนี้เราโฟกัสในสิ่งเดียวกันอยู่นะ

       แต่ถึงจะวิดีโอคอลคุยกันแค่ไหน ในหลายๆ ครั้งมันก็ไม่สามารถทดแทนการพูดคุยต่อหน้าต่อตาได้ การคุยผ่านวิดีโอคอลนั้นบางทีเราก็ไม่ได้สัมผัสอวัจนภาษาแบบเต็ม 100% เพราะหลายๆ ครั้งคนหลังกล้องก็ไม่ได้เปิดกล้องคุย ทำให้ได้ยินแค่เสียง การไม่เห็นท่าทางและหน้าตานี่จริงๆ ก็มีผลกับการสื่อสารค่อนข้างเยอะเหมือนกัน อย่างที่งานวิจัยบอกมาว่า ส่วนใหญ่นั้นเราจะรับสารจาก 55% สิ่งที่เราเห็น (ภาษากาย) 38% น้ำเสียง ส่วนที่เหลืออีก 7% คือสารในการพูด4

       ครั้นจะให้ทุกคนเปิดกล้อง ก็ดูเผด็จการไปหน่อย คงต้องไปเน้นการพูดคุยสื่อสารให้มากขึ้นแทน ถ้าเริ่มรู้สึกว่าห่างเหินกับเพื่อนร่วมงาน ก็อาจจะจัดสัก session หนึ่งให้แต่ละคนเข้าร่วมวิดีโอคอลแล้วทำงานไปพร้อมๆ กัน ใครมีอะไรก็ทักขึ้นมาได้ หรือจัดสัก session สร้างความผ่อนคลาย เช่น พูดคุยกันสบายๆ เล่นเกมออนไลน์ เปิดเพลงฟัง ก็ว่ากันไป

6. จัดบรรยากาศการทำงานให้ผ่อนคลาย

       ไหนๆ ได้อยู่บ้านแล้ว ก็ใช้โอกาสนี้ให้เต็มที่ เคยคิดฝันอยากให้บรรยากาศโต๊ะทำงานเป็นอย่างไร โอกาสนี้แหละที่จะได้สานฝัน โอเคว่ามันอาจจะไม่ได้สวยหรู 100% แต่ก็คงยืดหยุ่นกว่าที่ออฟฟิศ อย่างตอนเราทำที่บ้าน เราก็ได้นั่งติดหน้าต่างตามที่ต้องการ ซึ่งงานวิจัยต่างๆ ก็ระบุว่าการมีแสงธรรมชาติเข้ามาก็ให้ประโยชน์หลายอย่าง ทั้งในแง่สุขภาพและประสิทธิภาพการทำงาน5

       อีกอย่างหนึ่งเราได้เปิดเพลงฟังแบบไม่ต้องใส่หูฟัง ซึ่งทั้งหมดทั้งมวลก็ช่วยให้โฟกัสกับงานได้ดีขึ้น

 

       ทั้งหมดทั้งมวลนี้ ก็เป็นทริกเล็กๆ น้อยๆ ที่เราได้จากการทำงานที่บ้านจริง และจากการอ่านเพิ่มเติม ซึ่งจะเห็นได้ว่าถ้ามีการจัดสรรวางแผนดีๆ การทำงานที่บ้านนั้นก็ให้ประสิทธิภาพไม่แพ้ออฟฟิศ เผลอๆ อาจจะดีกว่าด้วยซ้ำ ถ้าใครมีเคล็ดลับอะไรที่อยากแชร์ ก็มาแบ่งปันกันได้ที่ https://finno.me/alphapro-adB นะ

 


อ้างอิง:

1 www.airtasker.com/blog/the-benefits-of-working-from-home
2 www.forbes.com/sites/kevinkruse/2017/02/06/want-to-get-more-done-try-taking-more-breaks/#62feebf56db4
3 https://blog.trello.com/the-pomodoro-technique-for-better-productivity
4 https://institute.uschamber.com/what-makes-a-good-first-impression/#:~:text=We%20have%20all%20heard%20the,words%20you%20say%20(verbal).
5 www.newdayoffice.com/blog/benefits-of-natural-light-in-the-workplace

แบ่งปันเรื่องราวนี้:
เรื่องโดย

นันท์ชญาน์ ชมภูทีป

Content Creator หนึ่งในสมาชิกทีม บ.ก. ของ FINNOMENA สนใจศาสตร์การเล่าเรื่อง รวมถึงแง่มุมและทักษะในด้านต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและสุนทรียะของชีวิต

ภาพโดย

ชุติกาญจน์ เลิศบุญครอง

instagram: @orange.catist