ทำงานหนักไปหรือเปล่า? เรามาแก้ปัญหาด้วยการคำนวณเวลาทำงานให้เป็นระบบดีกว่า

Work Actually
4 Nov 2019
เรื่องโดย:

สีตลา ชาญวิเศษ

ปัญหาหนึ่งที่คนทำงานแทบทุกแห่งประสบคืองานล้นมือและไม่รู้จะจัดการอย่างไร เคลียร์งานเท่าไรก็เหมือนไม่หมด แถมยังมีงานใหม่หรืองานแทรกเข้ามาเรื่อยๆ ทำให้รู้สึกหมดกำลังใจในการทำงาน จนกลายเป็นปัญหาเบิร์นเอาต์ 

        เราเองก็เคยประสบปัญหานี้เช่นกัน อย่างที่ออฟฟิศเราเป็นเอเจนซีโฆษณา ฝ่ายที่เราดูแลเป็นหน่วยวางแผนกลยุทธ์โฆษณา (Planner) โดยช่วงกลางปีจะมีงานลูกค้าเข้ามาเยอะมาก ทีนี้ก็เกิดปัญหา เพราะลูกน้องเรารับงานล้น คือมากกว่า 6 ชิ้นต่อสัปดาห์ ส่วนตัวเราเองก็เหนื่อยไม่แพ้กัน เพราะเราเป็นคนตรวจงาน ฉะนั้นต่อให้มีลูกน้องหรือฟรีแลนซ์เพิ่มเข้ามาก็ไม่ช่วยแก้ปัญหา เพราะสุดท้ายคนตรวจมีแค่เราคนเดียว

        ด้วยปัญหานี้ เราเลยต้องคิดหาทางออกว่าควรทำอย่างไร เราถึงจะรู้ว่าลิมิตคือแค่ไหน เพื่อจะได้ไปคุยกับฝ่ายขายและผู้บริหารได้ว่า ถ้ามีงานเข้ามาเท่านี้คือเยอะเกินไปแล้วนะ จะต้องหยุดรับ หรือไม่ก็ต้องเพิ่มทีมใหม่ขึ้นมา ในทางกลับกัน เราก็ต้องคิดหาทางคุยภายในทีมว่าปริมาณงานแค่ไหนคือเยอะเกินไปสำหรับลูกน้องแต่ละคน เราจะได้หยุดจ่ายงาน ทั้งนี้ก็เพื่อความแฟร์สำหรับลูกน้อง ทั้งให้เราและลูกน้องได้มีเวลาพักอย่างที่ควรจะเป็น

        เราจึงนำตัวเลขและหลักการบริหารเวลาเข้ามาใช้ ผลคือหลังจากสร้างสูตรคำนวณปริมาณงาน เราก็สามารถแก้ปัญหางานล้นเกินได้ โดยที่ฝ่ายขายและผู้บริหารก็ไม่มีปัญหา แถมยังช่วยหาทางให้ทีมทำงานเบาลงอีกด้วย

        จากเหตุการณ์นี้เราเลยตกผลึกว่า 1. ปัญหางานเยอะหรือไม่เยอะ หลายครั้งมาจากการทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่มีการวางแผน 2. ปัญหางานเยอะ ไม่สามารถแก้ด้วยการเพิ่มคนเสมอไป และ 3. วิธีการแก้ปัญหางานเยอะ สิ่งแรกเลยคือต้องตีทุกอย่างออกมาเป็นภาพ จับต้องและคำนวณได้ จากนั้นเราถึงจะรู้ว่าแค่ไหนคือมาก แค่ไหนคือน้อย แค่ไหนคือเกินลิมิต

 

        ในบทความนี้ เราจะมาเล่าวิธีและสูตรคำนวณที่เราใช้แก้ปัญหาเมื่อกลางปี เผื่อว่าใครก็ตามที่เจอปัญหาคล้ายกัน จะได้เอาไอเดียนี้ไปปรับใช้ในงานตัวเอง

1. นำเวลาทำงานรวมต่อสัปดาห์มาคำนวณ

        บ่อยครั้งเวลาทำงาน คนเรามักจะทำไปเรื่อยๆ แต่การทำไปเรื่อยๆ โดยไม่มีกรอบหรือเป้าหมายที่ชัดเจน สุดท้ายจะทำให้ทำงานเยอะหรือน้อยเกินไปโดยที่เราไม่รู้ตัว เช่น คุณอาจไม่รู้เลยว่าการที่คุณทำงานไปเรื่อยๆ นั้น คุณทำงานไปแล้ว 15 ชิ้นต่อสัปดาห์ ในขณะที่เมื่อคุณลองคำนวณเวลาในการทำงาน เช่นว่า งานหนึ่งชิ้นต้องใช้เวลา 4 ชม. นั่นเท่ากับว่าคุณทำงานไปทั้งหมด 60 ชม. / สัปดาห์ แต่บริษัทตกลงจ้างคุณทำงาน 40 ชม. / สัปดาห์ ซึ่งนั่นก็ไม่แปลกถ้าคุณกลับบ้านดึกหรือต้องมาทำงานวันเสาร์-อาทิตย์ เพราะคุณทำงานเกินไป 20 ชม. / สัปดาห์นั่นเอง

        เช่นกัน พอเราจะแก้ปัญหา เราเลยเอาเวลาทำงานของแต่ละคนมาคำนวณ ยกตัวอย่างเช่น ที่ออฟฟิศจ้างพนักงานมาทำงาน 40 ชม. / สัปดาห์ คือทำงานวันจันทร์ถึงศุกร์ เป็นเวลา 8 ชม. / วัน นั่นแปลว่าเราและลูกน้องขายเวลาให้บริษัท 40 ชม. / สัปดาห์ จากนั้นเราก็มาประเมินว่างานที่เราและลูกน้องทำนั้นมีค่าเวลาทำงานอยู่ที่ประมาณกี่ชั่วโมง

        ซึ่งจากการตีค่าเวลาทำงาน เราพบว่างานชิ้นเล็กที่ทำกันอยู่ จะใช้เวลาประมาณ 4 ชม. เราก็เลยเอา 4 ชม. มาใช้เป็นหน่วย พูดอีกอย่างคืองานทุกงานจะเริ่มต้นที่ 1 หน่วย (4 ชม.) นั่นแปลว่าในหนึ่งสัปดาห์ แต่ละคนจะรับงานได้มากสุดคือ 10 หน่วย (40 ชม.)

 

2. ประเมินลักษณะงานมาเป็นค่าเวลาทำงาน

        จากนั้นเราก็มาดูความซับซ้อนหรือความยากง่ายของงาน เช่น งานที่ยากมากจะใช้เวลาทำประมาณ 16 ชม. (หรือเท่ากับ 2 วันทำงาน) นั่นแปลว่า งานยากจะมีค่าเท่ากับ 4 หน่วย (16 ชม.) ส่วนงานยากระดับกลางใช้เวลา 2 หน่วย (8 ชม.) และงานง่ายใช้เวลา 1 หน่วย (4 ชม.)

        พอได้ตารางค่าเวลาทำงานแบบนี้ เราก็จะเห็นภาพใหญ่ทันทีว่าลูกน้องคนหนึ่งจะทำงานได้ไม่เกิน 10 หน่วยต่อสัปดาห์ ฉะนั้นสัปดาห์หนึ่ง ลูกน้องจะรับงานยากอย่างเก่งได้ไม่เกิน 2 งาน เพราะ 2 งานยากใช้เวลาเท่ากับ 8 หน่วย (32 ชม.) ซึ่งเมื่อตีทุกอย่างออกมาเป็นตัวเลข เรากับลูกน้องในทีมก็จะเห็นปริมาณงานเป็นภาพเดียวกัน ฉะนั้นถ้าใครจะมาโอดครวญว่างานเยอะ ก็จะไม่ได้ใช้ความรู้สึกมาพูดแล้ว เพราะทุกอย่างพูดกันเป็นตัวเลข

 

การคำนวณเวลาทำงาน

 

        เช่น ถ้าลูกน้องบอกว่า ตอนนี้รับงาน 10 หน่วยเต็ม เราก็จะรู้ว่าโอเค พอแล้ว ลูกน้องคนนี้ทำงานเต็มลิมิตแล้ว เราก็จะหยุดจ่ายงาน และหันไปถามลูกน้องคนอื่นๆ ที่ยังรับงานไม่เต็ม เช่น รับงานอยู่ที่ 6 หน่วย ก็แปลว่ายังรับงานได้อีก เช่น รับงานยากได้ 1 งาน หรืองานระดับกลางได้อีก 2 เป็นต้น ซึ่งการคำนวณแบบนี้ยังเอาไปปรับใช้ในสถานการณ์งานเร่งได้อีกด้วย ยกตัวอย่าง ถ้ามีงานเร่งเข้ามากะทันหัน ก็จะ x2 เช่น จากเดิมงานยากใช้ 4 หน่วย (16 ชม.) ก็จะเพิ่มเป็น 8 หน่วย นั่นเท่ากับว่าสัปดาห์นั้นจะทำงานยากที่เป็นงานด่วนได้แค่งานเดียว เพราะงานเดียวก็กินไป 8 จาก 10 หน่วยแล้ว

        แต่อย่างไรก็ตาม การทำสูตรแบบนี้จะต้องเป็นการตกลงร่วมกันกับคนทำงาน กล่าวคือ ตอนเราคิดสูตรคำนวณนี้ขึ้นมา เราคุยกับลูกน้องว่าเขาเห็นด้วยกับการตีค่าเวลาทำงานอย่างนี้หรือเปล่า เพราะถ้ามันไม่สะท้อนความเป็นจริง ลูกน้องก็ไม่ยอมรับสูตรนี้อยู่ดี แต่เพราะสูตรนี้มาจากการถกเถียงและตกลงกับลูกน้อง ทุกคนเลยยอมรับ

        ผลคือพอมีสูตรนี้ ทุกคนในทีมแฮปปี้ขึ้น เพราะทุกคนเห็นภาพว่า คำว่างานเยอะงานน้อยมันคือแค่ไหน และเราเองก็ปฏิบัติต่อสูตรนี้อย่างแฟร์ที่สุด ทันทีที่เรารู้ว่าใครรับงานถึง 10 หน่วย เราก็จะหยุดจ่ายงานจริงๆ

        เพราะสุดท้ายสูตรนี้จะไม่ช่วยแก้ปัญหางานล้นเลยถ้าเราไม่เอามาทำจริง และมันจะไม่ศักดิ์สิทธิ์กับคนทำงาน ในทำนองเดียวกัน เราก็เอาสูตรคำนวณค่าเวลาทำงานไปคุยกับฝ่ายขายและผู้บริหาร ซึ่งก็ไม่มีใครโต้แย้งอะไร เพราะสูตรนี้คำนวณอยู่บนข้อเท็จจริงที่สมเหตุสมผล ในเมื่อจ้างคนมาทำที่ 40 ชม. / สัปดาห์ คนทำงานได้เท่านี้ก็คือเท่านี้ ถ้าเกินกว่านี้ก็แปลว่างานเยอะเกินปกติแล้ว ถ้าไม่หยุดรับงาน ก็ต้องสกรีนงานที่เข้ามาให้คุ้มกับ 40 ชม. / สัปดาห์ หรือไม่อย่างนั้นก็ต้องสร้างทีมเฉพาะกิจขึ้นมาใหม่

        ความประทับใจของการแก้ปัญหาครั้งนี้ ไม่ใช่แค่ลูกน้องเราทำงานเบาลง เพราะกลับมารับงานตามจำนวนการทำงานปกติคือ 40 ชม. / สัปดาห์ แต่ลูกน้องยังรู้วิธีจัดสรรเวลาทำงานได้ดีขึ้น ว่าง่ายๆ มันคือการทำกล่องเวลา (Time boxing) ไปในตัว มันทำให้แต่ละคนที่เคยทำงานไปเรื่อยๆ หันมาทำงานให้อยู่ในกรอบเวลา เช่น ถ้าทำงานชิ้นเล็ก ก็จะให้เวลาตัวเองแค่ 4 ชม. เท่านั้น ไม่ใช่ทำไปเรื่อยๆ เพราะดีไม่ดี การที่ไม่เคยกำหนดกรอบหรือเดดไลน์ให้ตัวเอง เราอาจใช้เวลาทำงานบางชิ้นนานเกินกว่าที่ควร เช่น ลากงานไปเรื่อยๆ ผลคืองานไม่ค่อยจะเสร็จ ทั้งที่งานชิ้นนั้นทำจริงๆ อาจใช้เวลาแค่ 4 ชม.เท่านั้นเอง

        ทั้งหมดนี้คือสูตรการคำนวณเวลาทำงานที่เราใช้แก้ปัญหางานเยอะงานล้น ซึ่งแน่นอนว่า คุณคงไม่สามารถนำสูตรนี้ไปใช้ได้ทันที เพราะเนื้องานของคุณกับของทีมเราคงไม่เหมือนกัน แต่อย่างน้อยเราเชื่อว่า คุณจะได้ไอเดียไปลองพลิกแพลงปรับเปลี่ยนในรูปแบบของคุณ สำคัญคือคุณต้องตีทุกอย่างออกมาเป็นตัวเลข มันถึงจะคำนวณได้ นอกจากนี้จะต้องมาจากคนทำงานจริงๆ และอย่างสุดท้ายคือเมื่อคุณได้สูตรมาแล้ว ก็ต้องนำไปใช้จริงเพื่อการแก้ปัญหา ไม่อย่างนั้นก็เปล่าประโยชน์

        หวังว่าหลังจากนี้คุณน่าจะทำงานเบาลง เพราะคุณได้สร้างมาตรวัดมาแล้วว่า งานหนักงานเบานั้นมีปริมาณมากน้อยแค่ไหนแน่ ดังนั้น หนักหรือเบาจะไม่ใช่ความรู้สึกอีกต่อไป แต่คำนวณได้อย่างเที่ยงตรง

แบ่งปันเรื่องราวนี้:
เรื่องโดย

สีตลา ชาญวิเศษ

คนทำงานด้านกลยุทธ์คอนเทนต์ นักเขียน นักการตลาดที่ชอบทำงานกับเกษตรกรและชุมชน

ภาพโดย

อุษา นพประเสริฐ

สาวน้อยเมืองชลที่หลงแสงสีเข้ามาอยู่เมืองกรุง ใจรักการขี่มอเตอร์ไซค์ และมีเพจใสๆ ชื่อ alwaysaday ฝากกดไลก์ด้วยนะจ๊ะ